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Comptabilité avec SAP Business One : Simplifiez la fin de l’exercice financier

Les petites et moyennes entreprises disposent de possibilités illimitées pour simplifier leurs processus commerciaux grâce à SAP Business One. La Clôture de période est l’un des aspects les plus importants des opérations d’une entreprise. Et puisque ce processus se déroule à la fin de l’exercice financier, la clôture de période est souvent considérée comme un autre fardeau dans une période déjà surchargée. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce qu’implique la clôture de période, les tâches spécifiques à accomplir, quelques faits saillants et comment optimiser l’automatisation.

Résumé de la fermeture d’année financière et des périodes comptables

La clôture de période regroupe les tâches associées aux rapports financiers annuels et aux périodes comptables. Les périodes comptables associées au processus se déroulent habituellement chaque mois, mais leur durée peut varier en fonction des préférences de l’entreprise. Les tâches de la clôture de période se répètent à chaque période intermédiaire et contribuent à faciliter la clôture à la fin de l’exercice financier. Bien que toutes les entreprises effectuent certaines des tâches, de nombreux éléments varient d’une entreprise à une autre. C’est pourquoi le processus détaillé est souvent connu et maîtrisé par seulement un ou deux employés clés, ce qui peut provoquer une situation critique en cas de départ inattendu.

Les étapes communes d’une clôture d’excercice financier sont les suivantes :

  • Clôture de période : L’étape de clôture est le passage d’une année financière ou période comptable vers la suivante. À cette étape, le statut de comptabilisation doit être remplacé par « Clôture de période », ce qui permet aux comptables de poursuivre avec les autres tâches.
  • Tâches liées à la clôture de période : À cette étape, la principale activité est le rapprochement. Le rapprochement vise la vérification des stocks, des revenus, des comptes pertinents et des bilans comptables
  • Outil de clôture de période : Jusqu’ici, seul le statut de la période a été fermé. À cette étape, il faut lancer l’outil de clôture de période en SAP B1 pour effectuer la clôture complète de la période. Par la suite, les comptes de Profits et Pertes seront remis à zéro et une écriture sera effectuée au compte des Bénéfices Non Répartis.
  • Verrouillage : Enfin, la période sera verrouillée. C’est une fonction de SAP Business One qui vise à éviter que des changements soient apportés et qu’il n’y ait aucun travail effectué par erreur dans cette période ou période comptable.

Clore ou ne pas clore une période comptable?

Certains pourraient choisir de se concentrer uniquement sur la clôture de période. De nombreux éléments de cycle commercial et de cycle de vie d’un produit pourraient survenir dans les quelques jours de la transition d’une période comptable, c’est pourquoi plusieurs personnes effectuent les tâches de rapprochement d’un processus de clôture mais évitent de clore et verrouiller. Cela vise à éviter d’éventuels conflits dans les jours qui suivent le mois de la période comptable.

  • Conseil SAP Business One : Si vous choisissez de clore et de verrouiller la période comptable, vous pouvez utiliser le réglage « Statut de période : Débloqué sauf ventes. » Cela signifie que des documents et achats tardifs peuvent encore être enregistrés et que la période comptable pourra ensuite être entièrement close.

Clôture des périodes comptables

En regardant la période comptable, on peut choisir de la clore et de la verrouiller, ou d’effectuer seulement les tâches précitées. Le choix de clore et de verrouiller une période comptable dépend entièrement des pratiques commerciales d’une entreprise, du secteur industriel, du volume de clients ou de commandes et des modèles d’inventaire. Chaque PME a ses besoins particuliers et SAP Business One permet au professionnel d’adapter son système ERP en fonction des besoins individuels et de créer des processus normalisés qui peuvent facilement être répartis entre les divers membres d’un département de comptabilité.

Fin de l’exercice financier

À la fin de l’exercice financier, le rapprochement interne et externe mentionné ci-dessus comprend les tâches suivantes :

  • De nombreuses écritures: À la fin de la période, il faut vérifier toutes les transactions pour s’assurer qu’elles ont été entrées correctement. Toutes les écriture ou documents de journal en suspens doivent être enregistrés à cette étape.
  • Rapports: SAP Business One permet d’imprimer tous les rapports associés aux tâches de fin d’exercice, cela inclut la balance des comptes, la vérification des stocks et tous les autres relevés financiers.
  • Postes non soldés: La liste des postes non soldées doit être vérifiée et les documents ouverts doivent être réglés à cette étape.
  • Copies de sauvegarde : Pour protéger l’information de l’entreprise, celle-ci peut choisir d’effectuer à ce moment-ci une copie de sauvegarde de la base de données SAP Business One et de la conserver sur place ou ailleurs.
  • Création et dénotation du nouvel exercice financier : Maintenant que l’exercice financier précédent a été fermé, il faut en créer un nouveau pour répéter le processus.

Bien que plusieurs personnes sont conscientes des problèmes souvent associés aux clôtures d’exercice financier et les aient en aversion, la clôture de période devrait être un processus relativement simple, surtout avec SAP Business One.

Simplifier la tâche de clôture de période grâce à SAP B1

SAP Business One est reconnue pour simplifier les processus et les flux de travail car elle permet d’accéder aux données historiques de l’entreprise afin de répondre aux questions qui surviennent lors des clôtures de période. Avant la clôture de période, les documents de journal qui constituent des projets d’écriture peuvent être considérés dans les rapports de clôture de période et être simplement entrés et soumis à une approbation. Bien que le rapprochement interne soit souvent perçu comme un fardeau et une série exhaustive de correspondances, les individus qui effectuent cette tâche peuvent utiliser la fonction de rapprochement interne de SAP Business One simplement pour ouvrir et analyser les documents des comptes fournisseurs et des comptes débiteurs ainsi que leurs écritures de journal correspondantes afin de découvrir rapidement tout écart et d’entrer les ajustements lorsque nécessaire.  Un système d’alerte est disponible pour rappeler aux responsables que des tâches sont en suspens; SAP Business One propose divers modèles de rapprochements bancaires automatisés afin d’accélérer ce processus souvent fastidieux. Les utilisateurs peuvent même placer des retenues temporaires vis-à-vis d’autres utilisateurs pendant qu’ils analysent les données.

Rapports

Les modules Finance et Comptabilité de SAP Business One proposent aux utilisateurs des fonctions hors pair via l’outil de clôture de période, soit la capacité d’exécuter des rapports en fonction de critères sélectionnés, ainsi qu’une capacité d’exporter ces rapports dans le format qui convient aux processus de l’entreprise. Ces rapports peuvent même être exportés et partagés en format PDF.

Optimisation de l’automatisation comptable grâce à SAP Business One : Création de valeur

SAP B1 offre une valeur mesurable grâce à l’automatisation de la clôture de périodes comptables, la création d’alertes personnalisées et la simplification des rapports. L’élimination des complexités qu’impliquent les tâches de clôture d’exercice financier et l’amélioration des communications au sein de l’entreprise sont deux éléments qui créent de la valeur. Les fonctions exhaustives de SAP Business One pour les Finances et la Comptabilité sont à la hauteur de sa réputation selon laquelle SAP aide les entreprises à améliorer leurs opérations et à atteindre leurs objectifs. Simplifiez vos processus de clôture de période et concentrez-vous sur vos activités grâce au module Comptabilité de SAP Business One. La vaste communauté regroupant les utilisateurs de SAP Business One et des PME offre d’excellentes ressources et améliorations par l’intermédiaire de votre partenaire SAP.

Cliquez ici pour en apprendre davantage sur le processus de clôture avec SAP Business One (lien en anglais seulement).

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