Pendant longtemps, les budgets de la Défense américaine ressemblaient à un océan rempli d’argent, un océan sans fond qui continuait de se remplir. Puis il y a eu séquestration et des réductions budgétaires systématiques qui nous ont fait prendre conscience que le budget de la Défense n’était en fait qu’un grand lac, un énorme lac, mais pas un océan.

Certains pourraient dire que le bouchon de l’océan, ou plutôt de ce grand lac, avait déjà été enlevé.

Mais ce n’est pas tout à fait le cas.

Enlevez-vous le bouchon?

Les budgets remontent et on constate que le lac se remplit autrement. Cette remontée entraîne dans son sillage une nouvelle attitude face aux coûts théoriques et à la valeur optimale, du moins pour le Département de la défense. Bien que cette attitude soit incomplète, elle commence à s’attarder aux performances opérationnelles et à la chaîne d’approvisionnement, de même qu’aux coûts par rapport au rendement obtenu.

Puis il y a le bouchon. C’est un excellent rendement.

Avec la surveillance accrue, il devient plus important encore d’intégrer les processus et les individus pour répondre aux exigences du contrat, et ce, pas seulement une fois, mais à chaque fois. Si vous êtes un manufacturier, même une petite entreprise, connaissez-vous vos processus? Bien que chaque fabrication soit un art, si votre personnel d’usine part en vacances, est-ce qu’une recrue compétente peut ouvrir un fichier et lire la procédure détaillée permettant de fabriquer un bon produit? Ces procédures sont-elles tenues à jour? Et si vous suivez ces procédures, pouvez-vous être certain que le produit sera prêt à temps?

Si la réponse est non à l’une de ces questions, c’est que vous enlevez le bouchon de votre capacité à continuer de recevoir des contrats au fil du temps en raison d’un mauvais rendement. Il y a davantage d’agents de négociation et de personnel chargé de la surveillance des contrats, et on commence à entendre parler d’utilisation plus efficace des données sur le rendement antérieur. À tout le moins, vous pouvez vous attendre à une surveillance accrue si vous êtes un contracteur de premier plan, et à davantage de délégation si vous êtes un sous-traitant d’un contracteur de premier plan et que votre rendement ne satisfait pas les exigences du contrat.

Que pouvez-vous faire?

Si vous êtes une petite entreprise, vous pouvez avoir l’impression de devoir choisir entre faire le travail et obtenir des revenus, ou remplir des documents. Mais même pour une petite entreprise, il y a des choses simples que vous pouvez faire. Par exemple, si vous êtes en mesure de placer du papier et des crayons (ou des ordinateurs) aux postes de travail, faites en sorte que les employés entrent les étapes du processus alors qu’ils se préparent à travailler ou qu’ils fabriquent le premier article. Si votre entreprise est petite, n’entrez pas plus d’un produit par semaine; il serait nuisible d’en entrer davantage. Informez tout votre personnel que cette entrée de processus prendra un certain temps, mais que ce faisant, d’autres tâches seront réduites, comme les activités de surveillance ou les avis de délai, ou encore les demandes d’actions correctives (DAC), lesquelles peuvent prendre encore plus de temps.

Vous ne voulez pas écrire? Utilisez alors une technologie pratique. Demandez aux employés de dicter dans un téléphone intelligent chacune des étapes de leur travail. Puis téléchargez les fichiers sonores en utilisant un programme ou un service de transcription. Avec de légères corrections, votre processus de production est alors documenté.

Si les employés suivent les étapes et les documentent, peu importe le niveau technologique des résultats, vous réussirez le test de la documentation des processus.

Maintenant, savez-vous pour quels aspects du rendement le gouvernement effectuera une surveillance et demandera des données? Pour n’en nommer que quelques-uns : la planification des ressources de production, la planification des besoins à long terme et le programme directeur de production.