Avoir le bon outil

La croissance et l’expansion sont des aspects stimulants des affaires, mais ils peuvent devenir de véritables casse-tête lorsque les outils, les logiciels et les systèmes sont inappropriés. Passer d’un système comptable bas de gamme à un système entièrement intégré est le remède incontournable à ces maux. Il ne s’agit pas d’un luxe pour votre entreprise, c’est un outil fondamental qui vous fera économiser temps et argent en plus de réduire les irritants.

Comment savoir s’il est temps de changer?

Pour accélérer la croissance, il faut savoir quand remplacer votre petit système comptable (Acomba, Avantage, Quickbooks, Simple Comptable, etc.) par un système entièrement intégré qui englobe tous les aspects de vos affaires. Même si votre logiciel actuel vous a bien servi au départ, l’augmentation des ventes, du nombre de clients et de la production sont trop exigeants pour ce système. Il est temps de changer.

Trois signes révélateurs

D’après des experts en solutions de gestion d’entreprise, il existe trois signes révélateurs de la désuétude de votre système comptable. Ces signes impliquent trois aspects du travail:

1. les systèmes multiples (plusieurs logiciels plus ou moins bien intégrés)
2. l’entrée de données en double (même information dans plusieurs systèmes)
3. le temps requis pour les rapports de clôture d’exercice (procédure de fin de mois)

Les systèmes multiples sous la loupe

Avec un système comptable d’entré de gamme (Acomba, Avantage, Quickbooks, Simple Comptable), il faut souvent importer des données de divers systèmes afin d’effectuer les rapprochements de soldes. Peut-être tirez-vous des données d’une application de gestion des relations avec la clientèle, d’autres données d’une application de production, d’autres encore d’un système d’entreposage et peut-être même davantage, comme d’un système de comptabilité, de ventes et de mise en marché. Si tel est le cas, vous devez évaluer les problèmes qui pourraient découler d’une telle cueillette de données sur des systèmes distincts et admettre qu’un nouveau système consolidé pour votre entreprise et offert par un fournisseur unique éliminera ces problèmes et vous permettra d’avoir une vision globale de votre comptabilité.

Quels éléments considérer:

• les bons de commande, l’exécution des commandes et les stocks à rapprocher dans le système comptable;
• le temps perdu à entrer des données, lequel pourrait être mis à profit autrement;
• l’exactitude des données qui peut être compromise;
• les applications qui doivent être compatibles;
• le temps passé à chercher les erreurs de rapprochement de soldes;
• les données erronées qui ne correspondent pas aux niveaux de stocks, et les erreurs de comptes débiteurs qui peuvent détériorer les relations avec la clientèle.

L’entrée de données et les pertes de temps

Un autre signe révélateur de la nécessité d’implanter un système intégré est lié au processus d’entrée des données. Si vous entrez les données plus de deux fois parmi vos divers systèmes, vous perdez du temps. Un nouveau système informatique exhaustif vous permettra d’entrer toute l’information à un seul endroit et d’y accéder à partir de tous les autres modules, éliminant ainsi radicalement les pertes de temps causées par les recherches d’information dans une multitude de systèmes. Un système à lui seul peut vous permettre d’économiser temps et argent. Voici les éléments à considérer:

• la gestion du GLG sur le système principal, tout en gérant les systèmes de bons de commande et de stocks pour chacun des bons de commande traités;
• le risque élevé que des erreurs soient commises dans l’entrée des données;.
• la gestion des systèmes multiples qui prend trop de temps.

Clôture des comptes

Le troisième signe révélateur du besoin d’un système intégré est en lien avec le temps requis pour effectuer la clôture des comptes à la fin de chaque période.
Un système comptable bas de gamme pose les problèmes suivants :

• du point de vue de l’utilisateur, la clôture complète et la vérification de l’équilibre du rapport peut prendre plusieurs semaines. Tirer les données de toutes les sources et de tous les systèmes entraîne des délais et fait place à de possibles erreurs de données;
• avoir une vue d’ensemble n’est possible que lorsque les livres sont fermés, ce qui empêche toute évaluation en temps réel.

Les avantages d’un système intégré

Intégrer vos systèmes ne peut qu’accroître votre efficacité alors que votre entreprise poursuit sa croissance. Le temps et l’argent qui étaient perdus sont récupérés pour vous propulser positivement vers l’avant. Voir les avantages d’un système de comptabilité d’entreprise entièrement intégré vous stimulera à aller plus loin.

Avec un système intégré:

• vous aurez un seul et unique système de tenue des registres vous offrant une vue d’ensemble complète et en temps réel de vos affaires, le tout sous un même tableau de bord;
• vous pourrez créer une solution transparente vous offrant la flexibilité et des fonctions qui pourront être implantées à l’échelle du système;
• vous aurez une option extensible qui pourra être développée au fil de la croissance de votre entreprise;
• les vérifications et les soldes seront inclus pour assurer la concordance et la compatibilité de tous les systèmes;
• vous sauverez du temps pour l’entrée des données, les rapprochements et la recherche d’erreurs;
• vous aurez un accès en temps réel à l’information des divers aspects de l’entreprise, comme les stocks et les soldes des comptes;
• vous pourrez voir sur-le-champs les résultats et les rapports;
• vous améliorerez et augmenterez les relations avec la clientèle grâce aux réponses appropriées et à l’information ponctuelle;
• vous constaterez une amélioration de la connectivité entre les bureaux situés à des endroits différents;
• vous pourrez restreindre le personnel, puisqu’une solution unique est plus facile à utiliser et à maintenir, et vous obtiendrez facilement du soutien en cas de problème technique;
• vous libérerez du temps pour travailler sur d’autres initiatives commerciales.

Pour aller de l’avant

Alors que vous évaluez votre système existant et soupesez les avantages de vous doter d’une solution intégrée, vous devez vous préparer au changement en documentant vos systèmes actuels afin de mieux cerner vos besoins.

Compilez les renseignements suivants :

• tous les systèmes et processus actuellement utilisés, incluant les applications et le personnel requis pour toutes ces tâches;
• les données entrées plus d’une fois dans les divers systèmes;
• le temps passé à entrer les données plus d’une fois;
• les points d’entrée dans chacun des systèmes;
• les heures sauvées par la réduction de votre charge de travail, en calculant comment ce temps pourra profiter à d’autres aspects des affaires;
• les délais de clôture et de rapprochement des comptes, ainsi que les processus requis pour que ces tâches soient effectuées de façon plus ponctuelle;

Doter votre entreprise d’un système informatique qui répond à vos besoins croissants est un choix judicieux lorsqu’on considère les économies de temps et d’argent, en plus de tous les irritants éliminés et de tous les problèmes évités. N’ware Technologies offre des solutions informatiques multifonctionnelles spécifiquement conçues pour les PME et peut vous aider à cerner vos besoins précis au fil de la croissance de votre entreprise. Si votre système/logiciel comptable Acomba, Avantage, Simple comptable ou Quickbooks est devenu trop petit pour vous, n’hésitez pas à nous contacter.